服务之星

吴华:细致耐心尽职责,友爱师生赢信赖

记上海交通大学管理服务奖二等奖获得者、人文学院吴华

服务之星

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【服务格言】

■ 细致耐心完善教学管理,尽职尽责确保教学秩序。

■ 真诚待人服务中外师生, 立德树人展现行政风范。

以朋友之情交教师,以父母之爱待学生。正是因为秉持着这样一种真诚无私的工作态度,吴华才能做到,面对人文学院量大且繁杂的教学管理工作时,总是会细致耐心地熟悉教师、了解学生,并在工作中尽自己最大努力满足师生们的需求。十八年来,吴华一直兢兢业业、尽职尽责坚守在服务师生的一线教学管理岗位上,时刻维护着学院教学秩序的正常运转,热心帮助全体师生解决与教学相关的各类问题。

尤其是近几年来,面对不断壮大的教师队伍,人数倍增的中外学子,作为人文学院的教务办主任,吴华始终保持着高度的工作热情,将这份教学管理工作视为自己不断追求尽善尽美的事业,做到只要师生需要,在任何时候,她都及时给予师生支持和协助。除了高效有序完成教学管理工作,吴华还在学院实现科学服务体系的规范化、个性化和国际化的进程中,结合工作实际,积极建言献策。可以说,学院科学服务体系的建立和完善,处处都记录和体现着吴华的全心付出。

全心投入,完善规范化科学服务

人文学院设有三系两中心,目前有教师逾百人,学生1563人,其中留学生1293人,每年面向学院本、硕、博和语言进修生开设课程多达978门。面对学生数量多、类别多、教学安排任务繁重,而教务人员少的实际情况,吴华高效做好教务办内部的分工协调工作。但是学院教务人员太少,又都是女同志,在遇到同事怀孕、请产假、哺乳等情况时,本就难度很大的分工协调就变得更加困难。每每这些时候,吴华不仅协调分工,更身体力行,毫无怨言主动承担有困难同事的工作,加班加点。很长时间里,办公室里最后一个回家的总是她。吴华辛苦了自己,却解决了同事们的燃眉之急。

对有着“三系两中心”的人文学院来说,各学科、各专业负责人和百余名教师协调工作的重要性显而易见。为了确保合理安排好各专业、不同层次的各类课程,吴华总是迎难而上,主动出击。在排课以前,就提前考虑到每位教师可能会存在的需求。吴华细心体贴的工作,不仅温暖了许多“孕妇教师”“妈妈教师”和有其他特殊需求的教师,而且也大大减少了排课以后耗时繁琐的课程调整工作。

除了服务教师,千余人的学生教学管理工作同样重要,并更具挑战性。因此,做好各类学生的各个培养环节工作、研究生的招生工作及学院短期项目的教学安排和管理工作也是吴华的工作重点之一。仅以新生入学教育为例,为了让初来交大学府的莘莘学子们尽快明确学习任务和学校的有关规定,吴华十分重视新生入学教育,将学生培养的各个环节和学籍管理规定准确讲解、解释到位,使新生明确学习过程各个阶段需要完成的任务。吴华在新生入学教育中的高效工作,为指导本科生四年和研究生两年半的学习提供了极大的帮助。

除了面对师生的教学管理工作,吴华还配合教学院长建立了学院教学质量监控制度,拟定了学院各类学生的学籍管理和培养规定,出台了考试主监考细则等重要管理文件,切实实现了有效管理,更快更好地完成学校、研究生院布置的各项任务,维护了学院正常的教学秩序。

全程协助,提供个性化分类服务

吴华面向不同国籍、不同专业、不同学历层次的学生提供各类学业指导与服务,包括学籍管理、选课指导、培养计划制订、成绩管理等。尤其在面对新生和存在语言障碍的留学生时,吴华更是细致耐心,一对一、手把手地指导学生完成他们需要进行的选课、查询等各类活动。

同时,吴华也为学院师生提供个性化教学行政服务。例如,她根据多年的工作经验,从实际情况出发简化、规范工作流程,编写“硕士学位论文撰写进程”和“硕士论文评审答辩流程”,提前发给学生和导师,使学生和导师明确每个时间节点需要完成的工作;又比如,她发现仅通过语言进修生纸质请假和教师考勤,学院的行政部门无法实时掌握留学生的出勤情况,于是积极建议在学院的留学生管理系统中增加请假和考勤模块,实现了学生和教师可以网上操作申请请假和考勤,学院教务在管理端口审核,从而摆脱了低效、重复的劳动,提高了工作效率,学院也可以向留学生管理部门实时反馈学生的出勤情况。

吴华全程个性化服务也在教学管理工作之外有所体现。人文学院的国际汉语教学中心位于徐汇校区,而学院和学校的很多管理部门都在闵行校区。考虑到校区间的空间距离、留学生的语言沟通困难,为了方便学生,吴华决定将本应由学生自行办理的教学相关事宜全部由学院教务办的老师代办,然后收齐材料前往闵行,统一代为办理。这一个性化服务,不仅方便了广大留学生,也为学校和学院相关部门减轻了工作压力,提高了工作效率。

吴华的暖心个性化服务是与严格的管理相结合的。这一点体现在吴华面对受到退学警告和退学学生的问题处理上。遇到这样的情况,她总是和学生办的老师一起,从生活、学习和心理状态等方面对学生做沟通和疏导,避免其他问题的发生,并在政策允许的范围内,最大程度上帮助学生争取继续学习的机会。她的工作既有原则性又有灵活性。既维护了学校的规定,又满足了学生的学习需求。久而久之,本着这种立德树人、教书育人的理念,吴华赢得了中外学生的信赖。曾有留学生上汉语课时用生词“执法如山”造句:“吴老师在工作中执法如山。”但她对学生们的关心却让每位同学如沐春风。

全面支撑,实现国际化高效服务

随着交大国际交流的增多,留学生人数也在不断增加。近三年来,人文学院共为全校3000多人次留学生(含交流交换留学生)安排了公共汉语课和中国文化概论课程。说起这两门课程的成功设置,吴华的付出可谓功不可没。3000名留学生是一个非常庞大而又特殊的学生群体,他们的汉语相关课程怎么合理设置,成了学校相关部门的一个难题。这时,留学生工作经验丰富的吴华急学校之所急,主动建言献策,积极配合学校相关部门、协调多位教师,多次反复商讨课程设置,最终制定了合理的教学计划,成功开设了研究生中英文授课的中国文化概论课程和公共汉语课程,也为后续交流交换留学生来交大学习并辅修汉语课程搭建了平台。

与此同时,吴华还承担着“上海交通大学汉语水平考试(HSK)考点”的考务工作,每年安排四次考试,2011年新HSK考试至今,已有7300多人次的外籍学生参加了考试,她同样以己之力默默汇入推进学校国际化进程的行列。

吴华在服务外籍学生的过程中也不断完善相关管理规定。如,第一届汉语言(国际中英双语)本科专业的学生按计划,需要在入学第二年到澳大利亚拉筹伯大学学习,而就当学生已经身在国外学习时,学校却发出第二次退学警告。针对这一特殊的学生退学事件,她积极与学校教务处反复沟通,最终进行了妥善处理。结合此次事件处理经验,吴华最终制定了“汉语言(国际中英双语)第一、二年课程修读规定、出国规定及毕业条件”,完善了相应的管理规定,避免了以后类似事件的发生。

吴华在工作中以立德树人、教书育人为己任,以高校行政人员的职业道德和学校的办学宗旨严格规范自己的言行举止,以真诚、耐心细致服务教师和学生。她尊重学生,对不同国家、不同肤色的学生一视同仁,学生有困难,她乐于帮助,学生有错误,她敢于批评指正,赢得了学生的信任,获得了学院教师和学生的一致好评。

【个人简介】

上海交通大学人文学院教务办主任。曾荣获学校“三八红旗手”“上海高校来华留学生管理优秀工作者”年度个人考核优秀等多项荣誉。所在人文学院教务办曾荣获“2015-2016年度上海交通大学文明班组”称号。

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